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Conseil
Octobre 2006

Comment organiser son espace de travail ?

Votre bureau croule sous les dossiers ? Vous aimeriez vous y retrouver ? Voici quelques astuces de Laurence Einfalt, directrice de l'agence de conseil en organisation personnelle "Jara".

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CONSEIL

Par Laurence Einfalt Créatrice de l'agence "Jara"

Pourquoi est-il important de bien organiser son bureau ?
Une étude américaine révèle qu'un cadre perd en moyenne six semaines par an à rechercher des dossiers et des papiers. On gagne donc en efficacité et en rapidité si l'espace de travail est bien organisé. Par ailleurs, il y a une notion d'exemplarité : si vous entrez dans le bureau d'un manager, et le voyez noyé sous les dossiers, vous aurez forcément un doute sur son professionnalisme.

Comment doit être organisé le bureau ?
Lorsque vous êtes installée devant votre bureau, vous devez pouvoir attraper tout ce dont vous vous servez au quotidien simplement en pivotant sur votre chaise. Les objets que vous utilisez 10 fois par jour doivent être très près. Placez sur votre plan de travail tout ce qu'il vous faut pour écrire, découper et coller ainsi que les papiers et dossiers sur lesquels vous travaillez actuellement. Si vous êtes droitière, votre pot à crayons doit se trouver à votre droite. Vous devez avoir à portée de main également des post-it, indispensables, ainsi qu'un agenda et le cahier dans lequel vous notez tout ce que vous avez à faire (Voir notre conseil Gérer son temps). Pour les objets personnels, faites comme vous le sentez, mais évitez le mur transformé en album de photos de famille, ce n'est pas très professionnel.

Et que faire des papiers qui arrivent chaque jour sur le bureau ?
Vous n'êtes censée manipuler un papier qu'une seule fois. Avec un document qui arrive sur votre bureau, vous avez cinq possibilités : vous le jetez, vous le redirigez vers quelqu'un, vous le classez directement, vous le rangez dans la chemise du projet sur lequel vous travaillez, ou bien vous le traitez immédiatement. Ainsi, vous évitez que les documents ne s'entassent sur votre bureau.

Quels types de rangement choisir ?
Pour savoir comment vous organiser, étudiez le nombre de gestes nécessaires pour ranger un papier. Moins il y en a, mieux c'est. En effet, il faut tenir compte de sa propre paresse : si pour classer un document, vous devez attraper un classeur, l'ouvrir, lever le levier, ouvrir une pochette plastique, glisser la feuille à l'intérieur puis refermer le classeur et le remettre en place, la probabilité que vous rangiez ce document est faible, car c'est trop compliqué. Simplifiez-vous la vie, et prenez plutôt des bannettes. N'oubliez pas de tout étiqueter, que ce soit pour vous ou pour les autres. Car on oublie très vite à quel dossier correspond la chemise rose !

En savoir plus
Le site de l'agance Jara www.agence-jara.com


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