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Conseil
Septembre 2006

Comment bien gérer son temps au travail ?

Vous êtes souvent débordée au bureau ? Laurence Einfalt, directrice de l'agence de conseil en organisation personnelle "Jara", donne quelques clefs pour mieux gérer son temps.

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CONSEIL

Par Laurence Einfalt Créatrice de l'agence "Jara"

Qu'est-ce qui fait perdre du temps au travail ?
Il y a d'abord des facteurs extérieurs, qui sont valables pour tous : le téléphone, les visites, les réunions dont on ne sait à quelle heure elles commencent et finissent, les attentes avant les rendez-vous à l'extérieur, les courriers et les mails auxquels il faut répondre. Interviennent également des facteurs plus personnels et psychologiques : la plus ou moins grande désorganisation, l'incapacité à déléguer, la difficulté à refuser une tâche, le perfectionnisme et la tendance à tout remettre à plus tard.

Comment déjouer ces pièges ?
Certains facteurs sont indépendants de votre volonté, mais pour d'autres, vous pouvez agir. Le problème du mail ou du coup de téléphone, c'est qu'il vous tombe dessus alors que vous êtes en train de faire autre chose, et vous interrompt dans votre travail. Décidez d'un moment à consacrer aux mails. Vous les ouvrez et les traitez pendant cette plage horaire, et non au fur et à mesure qu'ils vous arrivent. Il est donc nécessaire d'enlever la petite alerte de Windows ! Pour le téléphone, mettez-vous sur boîte vocale pendant plusieurs heures. Et si vous n'avez pas de messagerie, organisez-vous avec un collègue : il répond à votre téléphone pendant deux heures et prend les messages auxquels vous répondrez plus tard. Et vous ferez de même pour lui ensuite.
Quant aux collaborateurs qui débarquent dans votre bureau, demandez-leur plutôt de vous appeler ou mieux, de vous envoyer un mail, ou bien proposez-leur de prendre un café pendant votre pause.

Comment éviter de travailler dans l'urgence ?
La clef de l'organisation, c'est la planification. Par exemple, si vous travaillez au service marketing, vous savez que le plan marketing revient tous les ans. Travaillez donc dessus une heure hebdomadaire, à compter de cinq semaines avant la date prévue. Mieux vaut anticiper : il faut prévoir ce qui va arriver, au lieu de se contenter de la date limite de rendu. De plus, méfiez-vous de vous-même : peu nombreux sont les gens capables d'évaluer le temps qu'il leur faut pour faire telle ou telle chose. Faites donc une estimation et ajoutez 30 % du temps prévu. Si c'est un travail avec des collaborateurs, ajoutez 50 % au temps qu'ils ont annoncé. Au mieux, vous aurez prévu un peu large, et cela vous permettra de faire face à tout.

Avez-vous des conseils pratiques ?
Il faut toujours avoir sur soi quelque chose sur lequel on peut noter ce que l'on a à faire, et que l'on peu emmener partout. Un cahier par exemple fera très bien l'affaire. Inscrivez-y toutes vos tâches, même celles qui ne sont pas urgentes. Consultez votre liste plusieurs fois par jour et attribuez des priorités : passez un coup de stabilo sur une tâche à accomplir le jour-même.
Enfin, beaucoup de femmes possèdent deux agendas : un pour le bureau, un autre personnel. N'en utilisez qu'un seul, c'est plus facile de planifier sa semaine !

En savoir plus
Le site de l'agance Jara www.agence-jara.com


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